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                                        企業需要標準化

     有一個小和尚擔任撞鐘一職,半年下來,覺得無聊之極,“做一天和尚撞一天鐘”而已。有一天,主持宣布調他到后院劈柴挑水,原因是他不能勝任撞鐘一職。小和尚很不服氣地問:“我撞的鐘難道不準時、不響亮?”老主持耐心地告訴他:“你撞的鐘雖然很準時、也很響亮,但鐘聲空泛、疲軟,沒有感召力。鐘聲是要喚醒沉迷的眾生,因此,撞出的鐘聲不僅要洪亮,而且要圓潤、渾厚、深沉、悠遠。”

 

本故事中的主持犯了一個常識性管理錯誤,“做一天和尚撞一天鐘”是由于主持沒有提前公布工作標準造成的。如果小和尚進入寺院的當天就明白撞鐘的標準和重要性,我想他也不會因怠工而被撤職。工作標準是員工的行為指南和考核依據。缺乏工作標準,往往導致員工的努力方向與公司整體發展方向不統一,造成大量的人力和物力資源浪費。因為缺乏參照物,時間久了員工容易形成自滿情緒,導致工作懈怠。制定工作標準盡量做到數字化,要與考核聯系起來,注意可操作性。

 

某企業生產部有一位設備維修工,經常違反紀律,但有些設備只有他會修理。請問是否該處分他?其實國內不少企業都會出現類似這樣讓管理者頭疼的問題。在一個企業里,如果出現像這樣不可缺少的人,那對企業來說是十分危險的。避免或減少這種危險的法寶就是——標準化。我們把制定標準,而后依標準付諸行動并不斷完善的動態過程則稱之為標準化。

 

標準(Standard)是指在一定的范圍內獲得最佳秩序,經協商一致制定并由公認機構批準,共同使用的和重復使用的一種規范性文件。對于企業標準來講,可以分為:1)技術標準:即技術領域所制定的標準。包括生產對象、生產條件、生產方法及包裝貯運等技術要求。重點在于技術要求一致,沒有管理職責內容(即針對“物”的標準)。2)管理標準:即對管理過程所制定的標準。包含公司全部管理范疇,重點在于強調辦事情時職責清楚和程序分明(針對“事”的標準)。3)工作標準:是針對各崗位制定的標準。包括任職資格、崗位職責、崗位權限、工作內容及作業指導、檢查與考核、附件或附表等內容。重點在于“任職資格匹配、責權利一致、清楚干什么、明白怎么干”。工作內容部分其實是技術標準和管理標準的要求在該崗位的具體轉化(針對“人”的標準)。

 

余世維說,“一個公司設定行為標準,就是讓公司的員工有尊嚴;一個公司沒有標準,做主管的沒有嚴格要求,這個公司叫做壞了樣子。”綜合起來說,企業標準化有如下作用:

 

作用一:提高效率,節約成本;標準是基于多數人的經驗教訓得來最優現行方法,標準的執行,必然能夠有效地提高生產效率,標準的一致性、通用性,同樣節約企業內部的協調成本。

 

作用二:監督檢查,明確責任;制定標準使工作井井有條,非標準的東西就很容易暴露出來。有了標準,有法可依,有章可循,有據可查,能夠快速明確問題的責任所在,標準不對的完善標準,未按標準執行的嚴格要求杜絕違規。

 

作用三:儲備經驗,持續改進;每個人都有好主意,如果我們不能把最好方法文件化,則不可能充分利用團隊的智慧,不但不能取得進步,甚至會越來越糟糕;而且許多寶貴的經驗和優秀的方法會伴隨著員工的離職而帶走。因此,如果推進標準化就可以儲備經驗,并在原來標準的基礎上持續改進。

 

作用四:交接培訓,大量復制。有了標準,每一項工作即使換了不同的人來操作,也不會在效率與品質上出現太大的差異。員工離職也不會造成太大影響,隨著企業規模的增加,統一的標準便于快速化的培訓與復制。

那些認為編制或改定了標準即認為已完成標準化的觀點是錯誤的,只有經過指導、訓練才能算是實施了標準化。企業在實行標準化管理的過程中,要在貫徹落實國家關于標準化工作的法律、法規、政策、方針的基礎上,建立健全以技術標準為主體核心,以管理標準為支持,以工作標準為保障的企業標準化體系。設立企業標準化管理部門統一負責管理本企業的標準化工作,編制適應本企業的標準化管理體系,組織標準的實施和對標準的實施進行監督檢查和考核。從而實現企業的最佳管理秩序和最大經濟效益。

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